Ačkoliv žijeme v moderní době založené na digitálních technologiích, klasická archivace je nedílnou součástí správného fungování firem a institucí. Ty dokážou svojí činností vytvářet velké množství papírových dokumentů a důležitých dokladů, které je třeba ze zákona uchovávat i mnoho let v jejich původní podobě. Nebudeme se zde zabývat délkou archivace konkrétních účetních nebo daňových dokladů, zaměříme se spíše na to, kam a jak je nejlépe a nejrychleji uskladnit. Čím větší pořádek, tím lépe pro vás. Praktické zorganizování je totiž klíčem k úspěchu.
Možnosti archivace
Dnešní výrobci a prodejci díky bohu myslí na vše, proto není problém zakoupit pomůcky, které jsou k organizaci jako stvořené. Zásadou správné archivace je postup od konkrétního k obecnému, zjednodušeně to znamená, že nejprve musíte roztřídit a seskupit drobnosti, které budete dále ukládat do větších celků. K těmto účelům se nejčastěji využívají kancelářské pořadače, vazače a papírové či plastové desky. Do nich uložte dokumenty podle logického postupu, tzn. roku, měsíce, oblasti atd. Když jste si jistí, že máte vše pečlivě uspořádáno, můžete pečlivě popsané desky ukládat do krabice, skříně či police ve skladu. Doporučujeme čitelně označit i poličky, tak aby na první pohled bylo zřejmé, co je v nich archivováno.
Krabice a boxy
Malý, ani velký archiv se neobejde bez dostatečných úložných prostor. Pokud jich máte málo, možnost jejich rozšíření poskytují praktické archivační krabice. Ty se vyznačují velkou variabilitou užití. Bez obav se do nich vejdou šanony, desky i pořadače. Mezi jejich nesporné výhody patří dobrá manipulace, nízká hmotnost a pevná konstrukce. Vyrábějí se z několikavrstvého kartonu vyznačujícího se odolností před nepříznivými okolními vlivy. Stejnými vlastnostmi disponují i oblíbené archivační boxy.
