Popularita virtuálních sídel neustále stoupá a není se čemu divit. Je to levnější, jednodušší a pro mnoho podnikatelů celkově efektivnější řešení. Než se ale rozhodneme pro využití této služby, je zapotřebí se zamyslet nad několika zásadními otázkami a výběr poskytovatele rozhodně neuspěchat. Vzhledem k množství nabídek, které se na trhu nacházejí, nemusí být volba společnosti právě jednoduchá a i kvalita služeb se může výrazně lišit.
Virtuální sídla – ne vždy je to jen o ceně
Je logické, že se většina zájemců při hledání virtuálního sídla poohlíží především o ceně. Však aby ne, je přeci v zájmu podnikatele minimalizovat ty náklady, u kterých je to možné. Nejnižší možná cena však nemusí být nezbytně výhrou. Samozřejmě to platí i opačně. Je tedy zapotřebí si nejprve důkladně prozkoumat podmínky a služby daného poskytovatele a při rozhodování přihlížet i k dalším faktorům, jako je kvalita a rozsah služeb, prostředí a stav nemovitosti, ve které se sídlo nachází.
I virtuální sídlo je stále sídlem
Fakt, který je často opomíjen je, že i sídlo virtuální musí splňovat zákonné požadavky, jako tradiční sídlo. To znamená, že musí být řádně označeno a musíme v něm být schopni přijímat poštu. Při výběru poskytovatele je tak záhodno si ověřit, jakým způsobem dostojí těmto podmínkám.
Musí to nějak vypadat
Označení musí být viditelné, mělo by obsahovat název společnosti a identifikační číslo. Zákonem však není přesně definováno, jakou formu má označení mít a tak se lze setkat s variantami od zlatých štítků na budově, přes digitální tabule, recepce s logy společností až po vytištěný papír přidělaný na dveřích kanceláře. Zákonná povinnost může být sice splněna, ale některá řešení nemusí působit příliš seriózně.
Na co si dát pozor:
· Nekvalitní či extrémně omezené služby
· Složitá či zdlouhavá komunikace
· Nekorektní jednání
· Nereprezentativní sídlo
· Nedodržení zákonných povinností
· Extrémní množství firem sídlících na stejné adrese
Cena nemusí být konečná
Další věcí, na kterou je potřeba dávat si pozor, je cena uvedená v ceníku. Jednotlivé firmy uvádějí ceny různým způsobem a tak jejich porovnání nemusí být jednoduché. Na první pohled se může zdát podstatně levnější určitý poskytovatel, když se však podíváme důkladněji, zjistíme, že uvedená cena platí pouze při platbě na tři a více let či při dokoupení dalších doplňkových služeb. Rozdíly mohou být i v tom, že ceny jsou někdy uváděny včetně DPH a někdy bez něj.
Co obsahuje základní balíček
Je rovněž příhodné ověřit si, jaký servis získáme při objednání základního balíčku, tedy jen virtuálního sídla. Jak bylo zmíněno výše, je povinností podnikatele, aby byl schopen v místě svého sídla přebírat poštu. Přebírání pošty by mělo být ze strany poskytovatele vždy samozřejmostí. Jak s ní bude ale nakládat dál? Upozornění na příchozí poštu, její skenování či přeposílání na zvolenou adresu. To jsou běžné postupy, ale ne vždy je součástí základní ceny a mohou tak vznikat dodatečné náklady, které v ceníku nenajdeme. Je proto důležité si pročíst podmínky a spočítat si, zda v případě nejlevnějšího sídla budeme mít opravdu nejnižší náklady.
Komunikace – základ úspěšného obchodního vztahu
Měli bychom si dát pozor na společnosti, které již na začátku, před oficiálním zahájením spolupráce komunikují sporadicky, na každou odpověď musí zákazník dlouho čekat dovolat se je téměř nemožné. Od takové firmy se dá očekávat, že komunikace se nijak nezlepší ani do budoucna. Pokud firma nekomunikuje se svým zákazníkem, co teprve v případě, že jí budou kontaktovat úřady? Riziko problémů s úřady ohledně reálného sídla je totiž všudypřítomné a oprávněnost jejich požadavků je velmi sporná.
Takto nespolehlivý obchodní partner může způsobit mnoho nepříjemností a komplikací. Základem je pečlivý průzkum a prověření si poskytovatele po všech stránkách dříve, než zahájíme spolupráci.
